使平凡人做出不平凡业绩的奥秘是什么?

来源:ycxdjs    发布时间:2018-12-04 21:19:18

以下内容节选自知行课单魅力领导「问诊台」

坐诊导师:安朗杰全球高级副总裁、亚太区总裁-余锋


标准化 | 标准化作业 | 接受度 | 精益 | 九步曲

全文约3800字,建议阅读时间8分钟

编辑 | 夏喵喵


学委批注:优秀的企业之所以能让平凡人做出不平凡的业绩,关键在于他们做好了专业分工和工作标准化。


-  01  -

标准化的益处


所谓的标准化和标准化作业,就是将员工通过长时间学习与实践所获得的经验书面化,记录在标准文件当中。


标准化作业文件包括图纸、操作规范、平时的工作流程,它不仅可以帮助企业积累技术经验、避免因人员的流动而使经验和技术流失,也可以作为训练新员工的文档,达到快速培训的效果。


标准化具有以下几个方面的好处:


◆   第一,标准化作业以数据或图示的形式,将操作过程细化、量化并形成统一的规范。

让操作者的操作有了可以参考的依据,也使产品有了可衡量的标准,从而降低操作员工之间的可变因素,减少产品质量的波度与偏差,维持产品质量的稳定性。


◆   第二,操作者对照标准,可以很方便的看到有什么问题、追查到不良品产生的原因,既而采取对策,消除废品和减少返工。

需要强调的是,标准化作业并不是一成不变的,在实际运用中需要不断地修改、完善和迭代。


从这一点上看,标准化作业也能有效地预防缺陷产品、操作失误和事故的重复发生等情况,从而确保产品的质量。


◆   第三,标准化作业的实施,能够促进生产管理的规范化、生产流程的条理化、标准化、形象化、简单化。

这样不断提高了流程的效率,而且可以发现流程中存在的问题和浪费,使企业可以采取进一步的优化措施。


◆   第四,标准化作业是以低成本,生产优良品质产品的有效方法。

由于标准化作业规定了每项作业的时间,即在一个循环时间内,生产一个单位产品需要几名工作人员。这样就必须使用最小限度的作业人员,从而降低了生产成本。


同时,标准化作业规定了作业人员进行一系列作业的最优顺序,保证了生产质量合格的产品。


◆   第五,标准化和标准化作业是持续改善的助推器。

它不仅是进行生产现场管理的基本依据,也是持续改善的基础。因为通过对未达到“标准化作业”标准的作业人员的操作进行观察、测量、跟踪,可以找出问提的根本原因。


◆  第六,标准化和标准化作业,是目视化管理的重要工具。

不管是产品零件的图纸,还是标准化作业书,都可以作为生产线作业岗位的操作准则,并用于监督和提示。形象化地表示了作业中质量检查、作业时间、安全操作等内容,帮助企业实现了目视化管理。


◆   第七,标准化和标准化作业也可以提高企业的竞争力。

由于标准化作业是不断总结许多人经验、教训、智慧的产物,是实践中持续优化和完善的结果,因此相对比较优化。


前者可以提高管理能力水平,增强运营能力;后者能够帮助树立良好的公司形象,获得客户的信赖和满意。


而且,在满足整机厂、主机厂的要求和按时交货的前提下,把标准化作业做好了,库存可以减少、成本可以降低、质量可以得到进一步的改善。



-  02  -

如何提高标准化的接受度


虽然说标准化和标准化作业是一件很好的事,但是在实施了一段时间后,收到的成效并不明显。


怎样才能让企业的销售、供应商,更好地接受标准化和标准化作业呢?


根据我的研究和经验,我想给六个方面的建议:


◆   第一,一切从市场和客户出发。

在导入标准化作业的过程中,面临别人不接受、推进比较慢的情况时,企业要重新看一遍正在服务的市场和客户,以及将要服务的市场和客户,一切要从市场和客户出发。因为不同的市场和客户,他们的需求也是不同的。


比如说上海、北京、广州、深圳这四个城市的房价都不一样。虽然都是住宅,但由于住房的售价不一样,这些房子的主人对房子的装修、在装修过程中所使用的产品就可能提出不一样的要求。


所以,在推行标准化碰到困难的时候,可以和管理团队、销售团队、市场团队一起研究现在服务的客户、市场是不是要做些转变?


而且,研发团队的技术人员要抽出一定的时间,到第一线去了解客户的需求。同时,进行市场的细分和客户需求的进一步了解。


◆   第二, 把对客户需求的了解,转变成对销售端、客户端进一步的深入探讨和了解。

不仅要了解销售团队为什么不积极推行标准化产品,还要了解客户为什么不热衷于我们提供的标准化产品,是因为价格、质量上、交货期、备品备件,还是售后服务?标准化作业能给客户带来什么好处?


从精益的角度来讲,有一个重要的原则,叫拉动。拉动的点,就是客户、渠道和销售。


如果企业已经了解客户的需求,也把标准化的产品、服务和解决方案告知客户,使客户深切理解到标准化作业对他们的好处,后面的工作就会好办很多。


◆   第三,了解供应商对标准化热情不高的原因。

弄清楚他们为什么不喜欢标准化,以及为什么对标准化作业积极性不高。


◆   第四,主机厂要帮助供应商提高管理水平,推行标准化,导入精益。

很多时候,不是供应商的管理者不想做标准化,而是是因为他的管理和员工还没到这个水平,推行不下去。


那就可以学习丰田公司、通用汽车等,除了自己导入精益或者精益六西格玛,也积极把精益和精益六西格玛,把标准化、标准化作业推广到供应商那边。


有些企业会把主要供应商的管理层请到一起, 然后让公司内部或者外部的专家顾问用一两天的时间给他们分享、导入什么是精益,什么是精益六格西玛?对企业的管理和效益有什么好处?怎么来导入精益?


经过两天的培训以后,部分供应商的管理者会感觉对企业有帮助,回去之后就开始想办法导入。几个月之后,这些先行导入精益六格西玛的供应商们尝到了甜头:成本降低、质量提高、交货期缩短、库存减少。


这个时候,主机厂再组织第二次会议,给这些导入精益六格西玛的供应商更多的订单,并让他们的管理者在会上进行交流。


这样做就给其他供应商树立了榜样,从而拉动他们主动导入精益、导入精益六格西玛、导入标准化作业。


◆   第五,给予供应商奖励。

对那些标准化作业做得比较好、导入实施精益六格西玛的企业给予奖励。最好的办法,就是给他们更多的采购订单和业务。这样,他们就会更有动力来实施精益、实施标准化。


◆   第六,给销售团队和公司内部的采购团队确定指标。

销售产品中有哪些型号需要销售,哪些型号推荐销售,采购团队每年采购的产品、零件、原材料有哪些是需要标准化的?


把这些指标确定,然后分到各个部门、团队,甚至分到每个人,并且定期更新、跟踪进展。对好的做法多表扬,对存在的差距进行分析。

 


-  03  -

九步曲问题解决法


在精益管理中,有很多办法解决问题的办法,一种常见的方法叫PDCA。P是计划,D是行动,C是核查,A是调整。


很多导入精益的企业,他不是做一次PDCA,而是会对一个问题、一个挑战、一个任务进行反复的PDCA循环。


六西格玛管理中还有一个很好的方法叫DMAIC。D是定义,M是测量,A是进行分析,I是进行改进,C是控制。可以通过标准化作业、ISO900文件、定期班会等方式,把这些固定下来。


精益当中还有一个非常完整、全面,能帮助我们解决比较大问题的方法,叫“九步曲问题解决法”。 


制造企业必须在不影响客户需求的情况下,进行大幅度地降低库存、提高库存周转率。实际上,这还是涉及到标准化作业、标准化产品、标准化设计。


具体做法有如下几个步骤:


第一,了解现状、眼睛向内,了解库存高有哪些数据、有什么情况。可以按状态分,比如原材料、备品备件、成品;可以按是否有合同分,了解库存有多少产品、零件是与客户有合同的、是客户付过预付款的,然后找出这些库存的数据。


第二,列出库存居高不下的一些原因,把所得数据进行切分,也就是分解问题。所谓的分解问题,就是把复杂的问题一层层的分解。


比如库存、标准化都是比较大的问题,很难由一两个人进行解决,所以就把这个大的问题进行一层层分解,拆成按照状态、品种、库存、有没有合同,预付款等等小问题进行分析,然后找出原因所在。


第三,确定目标。在管理中有个很好的工具叫Smart,也就是说定的目标要非常具体、一定是能够测量、是几方面都同意,并且是通过努力能够实现的。


最后还要有时间的规定,在某个节点还要总结一下。比如必须要求我们的目标是一个月降低多少库存、一个月有多少的产品、有多少来自供应商的零部件是标准化的。


第四,寻找主要问题的主要原因和根本原因。


寻找根本原因,有一个小套路,


  • 第一步,是把问题列出来;

  • 第二步是召开头脑风暴,把列出的问题进行分解,分配到每个人的身上,让他们去找原因;

  • 第三步是把员工们找到的原因全都贴在墙上,然后按人、机、料、法给这些原因分类,并投票确认主要原因;

  • 第四步是利用5W1H的工具方法,,也就是多问为什么的方法,来找到根本原因。

举个例子,


为什么机器停止转动?是因为过载电路跳闸。

为什么跳闸?是因为泵被卡住了。

为什么泵会被卡住?是因为金属碎屑导致电机轴损坏。

为什么电机轴会被金属碎屑损坏?是因为金属碎屑进入了润滑系统。

为什么金属碎屑会进入?根本原因是润滑剂输入管道中没有滤网。


  • 第五步,对原因进行分类。比如可以通过鱼骨图、帕雷托图对原因进行分类,最终找到主要原因和根本原因。



  • 第六步,针对库存高的主要原因和根本原因,来制定对策,而且对策越多越好。

  • 第七步,找到对策后可以分成两大类来进行评估。

一个是投入有多大,涉及到风险、环境健康安全、成本、挑战、花费时间;另一个是措施的采取对客户、公司、员工有什么好处?收益怎么进行计算、解决方案是否能用于其他企业和部门?


对策要进行挑选,找出投入较少、产出较多、收益较大、难度较低的对策,然后进行试验。在试验过程中,要明确做什么试验、谁来做、什么时候做、预期获得什么结果、实际有什么结果、采取什么根据行动等。


  • 第八步,试验结束后进行全面推行。

这个时候,可以用五个W2个H。这里的5个W指的是:为什么要这么做、什么人来做、做什么、什么时候开始和结束、在什么地方做?2个H指的是:怎么做、要花多少钱?


此外,还要对项目进行跟踪,看看这些措施有没有效果、实际库存有没有降低、是否达到原计划目标等等。


  • 第九步,总结经验。

把得到的经验和知识进行总结和分享,在下次做项目的时候,就可以有一个参照,知道哪些地方需要坚持、哪些地方需要改进,从而取得更好的效果。


这就是“九步曲问题解决法”。


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